Terug naar stories

Regelmatig no-shows in je restaurant? Zo pak je dat aan!

Regelmatig no-shows in je restaurant? Zo pak je dat aan!

We kennen het ondertussen allemaal: klanten reserveren minder snel, annuleren vaak een tafel of het restaurant kampt met no-shows. In een reeks blogposts leggen we je haarfijn uit hoe je dit kan voorkomen, maar ook hoe je mits strak gebruik van de daarvoor ontworpen Resengo-tools je tafelcapaciteit kan maximaliseren.

Horecazaken krijgen bijna dagelijks te maken met no-shows. Gasten maken een reservering en komen dan niet opdagen. Voor restauranthouders is het een grote frustratie, want last minute wijzigingen brengen vaak hoge kosten met zich mee, zonder de opbrengsten van de reservering. No-shows vermijden wordt steeds meer een prioriteit. We geven je dan ook graag enkele insider tips om af te rekenen met no-shows in jouw restaurant.

 

Wat is een no-show?

Een no-show is iemand die een reservering maakt en dan besluit om simpelweg niet op te dagen zonder annulering, vaak zelfs nadat ze een extra bevestiging hebben doorgegeven. Alle sectoren krijgen er mee te maken, dus ook de horecawereld. In andere sectoren zien we veel oplossingen die werken, zoals het vragen van een voorschot of een reserveringsbevestiging.

Ontdek onze oplossingen voor no-shows

 

Hoeveel kost een no-show voor restauranthouders?

Eén op vijf reserveringen in een restaurant wordt  op het laatste nippertje geannuleerd of blijkt een no-show te zijn. Dat fenomeen kost restaurantuitbaters handenvol geld.

Je plant je personeel in op basis van het aantal reserveringen. Daarnaast heb je ook de voorraad ingrediënten aangepast aan deze verwachtingen. Met een no-show en annulatiepercentage van 20% lopen de kosten al snel op.

De effectieve prijs van een no-show hangt af van verschillende aspecten en is dus voor ieder restaurant verschillend. Voor een gemiddeld restaurant bedraagt het verlies enkele duizenden euro’s per jaar. Dat is veel te veel om zomaar op te geven!

“Ruw geschat hebben we wekelijks twee reservaties die uitdraaien in een no-show. Voor een tafel van twee verliezen we gemakkelijk een bedrag van rond de € 500. Niet alleen verliezen we door no-shows omzet, we hebben teveel personeel ingepland én we kunnen gasten die op de wachtlijst staan niet blij maken met een plekje. Dat zorgt er dan weer voor dat die wachtlijst eigenlijk geen meerwaarde meer heeft.” - Jonas Kellens, Dim Dining

Waarom no-shows registreren?

Door zelf de no-shows in jouw restaurant te registreren, weet je perfect welke klanten regelmatig hun afspraak niet nakomen. Je krijgt een beter inzicht in het hoe, wat en wanneer van deze no-shows en een melding wanneer een no-showklant opnieuw een reservering wil maken.

Aan de hand van deze data kan je dan weer maatregelen implementeren die de kans op no-shows verkleinen. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen deze reserveringen te weigeren of persoonlijk op te volgen. Daarnaast kan je de impact van je preventiemaatregelen nauwkeurig opvolgen en bijsturen en de juiste keuzes maken.

No-shows registreren is dus de basis van een succesvolle aanpak tegen no-shows en laattijdige annulaties en onze no. 1 tip om mee te starten!

Kan je jouw gasten sensibiliseren?

Gasten lijken niet altijd te beseffen dat hun gedrag de horecazaak veel geld kost. Sommige mensen maken bijvoorbeeld een reservering in 2 of 3 restaurants en kiezen op het laatste moment waar ze het meeste zin in hebben. De overige gereserveerde restaurants zitten allemaal met een lege tafel. Anderen maken dan weer een reservatie maar beslissen uiteindelijk om op hun apéroplek te blijven eten. 

Waarom gasten het makkelijker vinden om niet op te dagen, dan om te annuleren, is onduidelijk. In de meeste gevallen realiseren gasten zich niet dat die annulatie voor restaurants het verschil maakt tussen een lege tafel of het opbellen van iemand op de wachtlijst.

Sensibilisering is dus zeker aan de orde. De meeste mensen zullen best begrip opbrengen voor je situatie als je hen meer inzicht geeft over de gevolgen van hun no-show.

Welke maatregelen kan je nog nemen om no-shows te voorkomen?

 

Annuleringsvoorwaarden gebruiken

Annuleringsvoorwaarden zijn een geschreven set regels die je toepast op reserveringen, annuleringen en no-shows. Dit is een eerste stap om lege tafeltjes te vermijden.

Als Resengo klant kan je gebruik maken van onze algemene voorwaarden die Resengo aanbiedt. Deze voorwaarden bevatten alle info die nodig is, dus ook een alinea over annuleringsvoorwaarden.

Aan de hand van deze bepalingen kan je ook andere voorzorgsmaatregelen nemen.

 

Een voorschot vragen bij reservering

Steeds meer restaurants willen  een voorschot bij de reservering van een tafel. Dit voorschot kan via een directe overschrijving gebeuren, maar je kunt ook kiezen voor een credit card-garantie.

Het bedrag dat als voorschot betaald wordt, breng je natuurlijk weer in mindering bij het afrekenen. Werk je met een credit card garantie? Dan wisselt er geen geld van eigenaar en geef je het gereserveerde bedrag weer vrij wanneer de gast arriveert.

Je kunt de  instellingen voor voorschotten makkelijk naar je eigen hand zetten in de instellingen van het Resengo reserveringssysteem voor horeca.

“Sinds een paar weken vragen we een voorschot  voor reservaties op vrijdag en zaterdag vanaf vier personen. We hebben sindsdien nog geen tafel gehad waarvan het gezelschap niet is komen opdagen nadat ze een voorschot hebben betaald. Ook mensen die bij twee of drie restaurants reserveren en dan heel last minute beslissen waar ze gaan eten, kunnen we er zo uitfilteren. We voelen dat er gewoon een mentaliteitsswitch moet gebeuren.” - Tim Van den Heuvel, Mission Masala

Werken met een reserveringsbevestiging

Reserveringsbevestigingen zijn een goede manier om gasten met een reservering te herinneren aan hun afspraak.

Sommige restaurants kiezen ervoor om al hun gasten één voor één op te bellen, ter bevestiging van hun afspraak. Een effectieve, maar tijdrovende klus!

Het kan ook makkelijker.

Je stuurt hen een herinnering via e-mail of sms. Om de reservering te bevestigen, moet je gast antwoorden op jouw bericht. Krijg je geen antwoord? Dan kan je het gereserveerde tafeltje weggeven aan een andere gast.

Ook het  instellen van een reserveringsbevestiging gaat makkelijk via de Resengo Admin.

annuleringen voorkomen met een reserveringsbevestiging

Last minutes gebruiken om lege tafels alsnog op te vullen

Tafeltjes die dezelfde dag vrijkomen zijn, in tegenstelling tot effectieve no-shows, niet altijd verloren couverts.

Een no-show betekent puur verlies, want wie heeft er tijdens een drukke service tijd om zich met de promotie van een lege tafel bezig te houden?

Een annulering, daarentegen, kan perfect omgevormd worden in een last-minute.

Door slim gebruik te maken van  je marketingkanalen, kan je deze  last-minute tafel alsnog verkopen aan andere fijnproevers.

Dankzij de automatiseringen van Resengo kan je in enkele kliks een tafel promoten:

  1. Wijzig de status van de tafel in ‘last minute’
  2. Voeg eventueel een kleine gift toe aan de tafel, zoals een gratis aperitief
  3. De last-minute tafel wordt automatisch gepubliceerd op

Zo maak je behoorlijk wat kans om die vrije plaatsen in je service toch nog in te vullen, verras je een gast en staat je personeel niet met de duimen te draaien.

No-shows vermijden? Da’s zo gebeurd!

  • Sensibiliseer je gasten over de impact van een no-show
  • Vraag een voorschot bij iedere reservering
  • Werk met een reserveringsbevestiging om je gasten te herinneren aan hun afspraak
  • Publiceer duidelijke annuleringsvoorwaarden op je website

Related verhalen

Last-minute tafels promoten? Zo zorg je voor een volle service
Lees het verhaal
koppel bekijkt samen restaurants in hun buurt op de website van Resengo
Een voorschot vragen bij reservering: doen of niet?
Lees het verhaal
Resengo logo

© 2022 – Resengo, alle rechten voorbehouden