Terug naar stories

Een voorschot vragen bij reservering: doen of niet?

Nico Plinke
koppel bekijkt samen restaurants in hun buurt op de website van Resengo

We kennen het ondertussen allemaal: klanten reserveren minder snel, annuleren vaak een tafel of het restaurant kampt met no-shows. In een reeks blogposts leggen we je haarfijn uit hoe je dit kan voorkomen, maar ook hoe je mits strak gebruik van de daarvoor ontworpen Resengo-tools je tafelcapaciteit kan maximaliseren.

Het gebeurt steeds vaker dat je tijdens de reservering van een tafel in een restaurant, meteen een voorschot moet betalen. Terecht? Of niet? Uiteindelijk reken je als chef of uitbater toch op het gereserveerde aantal couverts en plan je jouw personeel in op basis van deze reserveringen. Misschien staan er zelfs meerdere gasten op je wachtlijst die met plezier dat tafeltje willen gebruiken. 

Eén ding is zeker: laattijdige annuleringen en no-shows zijn een ware plaag in het horecalandschap. Het gebruik van voorschotten in restaurants is alvast een solide oplossing om no-shows en laattijdige annulaties tegen te gaan.

“Het no-showfenomeen is echt al een oud probleem. We kampen al jaren met no-shows en hebben er mee leren leven. Maar sinds een jaar of twee loopt het ons toch een beetje de spuigaten uit als klanten die online reserveren niet komen opdagen. Zeker in een weekend. Op weekdagen waar we niet volgeboekt zijn, is dat niet zo erg. Maar vrijdag- en zaterdagavond zijn onze piekavonden. Als we dan al twintig man hebben moeten weigeren voor een tafel waarvan het gezelschap niet komt opdagen, is dat voor mij een groot probleem” - Szelim Man, Cuichine

Een lege tafel, een lege kassa

Het is een hot topic in het horeca landschap. Restaurateurs vragen steeds vaker een voorschot. Dat doen ze om no-shows te vermijden en een deel van het verlies te compenseren.

Gasten, aan de andere kant, steigeren bij het idee van dit voorschot. Ze stellen zich luidop vragen bij deze maatregel. Waarom is een reservatie annuleren of niet komen opdagen nu zo’n probleem? 

Voor de gast gaat het hier over een spontane, last minute-beslissing, maar voor de restauranthouder puur een verloren tafel en dus verloren inkomsten. 

Horeca uitbaters zijn terughoudend omdat ze vrezen dat hun klanten zullen afhaken wanneer ze een voorschot moeten betalen. Het principe waarbij de verkoper als het ware een ‘garantie’ vraagt, is in andere sectoren alvast al goed ingeburgerd.

We geven je graag enkele tips om zelf met voorschotten en credit card garanties te werken in jouw restaurant.

 

Hoeveel voorschot of garantie kan je vragen?

Voor de meeste restauranthouders moet het voorschot het verlies ook dekken. 

Wanneer iemand op het laatste nippertje een reservering annuleert, verlies je de inkomsten van de hele tafel. Op basis daarvan bepaal je jouw voorschot. De prijs kan variëren van € 25 tot meer dan € 100 per couvert

Hoeveel voorschot kan je vragen bij een tafelreservering?

1. Meteen betalen bij de reservering: een voorschot

Binnen hetResengo-reserveringssysteem kan je de instellingen voor een voorschot helemaal naar eigen wens instellen. 

Zo kan je ervoor kiezen dat je gasten meteen een bepaald bedrag moeten betalen bij reservering. Het vooraf betaalde bedrag wordt uiteraard in mindering gebracht wanneer de gast afrekent na de maaltijd.

2. Bedrag reserveren met kredietkaartgarantie

Een credit card-garantie werkt min of meer op dezelfde manier. Met deze methode reserveer je eigenlijk een bepaald bedrag op de kredietkaart van de gast. 

Bij een credit card-garantie wisselt het geld niet van hand en de meeste gasten ervaren dit als een aangename manier van werken. Wanneer de gast opdaagt of tijdig annuleert, wordt het vastgezette bedrag opnieuw vrijgegeven.

Wanneer de gast laattijdig annuleert of niet opdaagt, wordt dit bedrag alsnog aangerekend. Het dient dan ter compensatie van het verlies dat je als restauranthouder lijdt.

Een kredietkaartgarantie is een vaak gebruikte en betrouwbare manier om geld tijdelijk te reserveren, net zoals dat ook gebeurt bij een tankbeurt of hotel reservering. 

Je kunt beide methodes voor voorschotten instellen via je Resengo Admin.

 

De annuleringsvoorwaarden van jouw restaurant

Wanneer je als restauranthouder de strijd tegen lege tafels aangaat, doe je er goed aan om de annuleringsvoorwaarden voor jouw restaurant te bepalen, zodat er nadien geen discussie mogelijk is.

  • Hoe lang op voorhand kan een gast kosteloos annuleren?
  • Hoeveel bedraagt het voorschot?
  • Wanneer kom jij, als ondernemer, in de problemen bij een annulering?

Vermeld deze gegevens ook op je website en tijdens de reservering. Zo heb je altijd een publiek toegankelijk document waarin je voorwaarden uitgeschreven staan.

Door gebruik te maken van de annuleringsvoorwaarden van Resengo, weet je meteen zeker dat de voorwaarden correct worden getoond op je website

"Onze annulatievoorwaarden zijn best wel ruim. Klanten kunnen op vrijdag en zaterdagavond tot 5 u ’s avonds annuleren. Hiermee brengen we begrip op voor situaties die last minute kunnen wijzigen. Ik heb er ook veel vertrouwen in dat als je een tafel voor 6 personen voor 5 u annuleert, ik die tafel nog gevuld krijg ” - Szelim Man, Cuichine

De annuleringsvoorwaarden en voorschotten van jouw restaurant bepalen

Andere manieren om no-shows en annulaties tegen te gaan

Naast het vragen van een voorschot of garantie zijn er nog andere manieren om no-shows en annuleringen te ontmoedigen of tegen te gaan.

Zo kan je in jouw Resengo Admin ook gebruik maken van een reserveringsbevestiging via sms of email. Met deze methode moeten je gasten voor hun komst actief bevestigen dat ze aanwezig zullen zijn op de afspraak. 

Een reserveringsbevestiging maakt je gasten er attent op dat je op hen wacht. Het geeft hen de mogelijkheid om ofwel te bevestigen, ofwel tijdig te annuleren. 

Bevestigt de klant niet? Dan wordt de reservering automatisch geannuleerd en kan jij de tafel aan iemand anders geven

Last-minute marketing

Of je nu een voorschot vraagt of niet, er zullen altijd mensen zijn die niet komen opdagen. Door een voorschot te innen, kom je alvast niet financieel in de problemen.

Maar je kunt natuurlijk het lege tafeltje alsnog als last-minute promoten via verschillende kanalen. Last-minutes zijn vaak de ideale manier om een eenzaam tafeltje alsnog op te fleuren met blije gasten

Resengo tips voor voorschotten in jouw restaurant

Maak je gasten bewust van de impact van hun annulering

Voorschotten zijn een solide manier om no-shows tegen te gaan

Vraag een voorschot dat in lijn ligt met de waarde van een couvert

Bepaal duidelijke en correcte annuleringsvoorwaarden

Gebruik ook een reserveringsbevestiging om laattijdige annulaties te vermijden

Toch een leeg tafeltje? Bied het aan als last-minute promotie

Related verhalen

Hoe ga jij om met laattijdige annuleringen in je restaurant?
Hoe ga jij om met laattijdige annulaties?
Lees het verhaal
Last-minute tafels promoten? Zo zorg je voor een volle service
Lees het verhaal
Resengo logo

© 2022 – Resengo, alle rechten voorbehouden