Demander un acompte lors de la réservation : oui ou non ?

Il est de plus en plus fréquent que, lors de la réservation d'une table dans un restaurant, vous deviez payer un acompte immédiatement. À juste titre ? Ou pas ? En fin de compte, en tant que chef ou gérant, vous comptez toujours sur le nombre de couverts réservés et vous planifiez votre personnel en fonction de ces réservations. Peut-être y a-t-il même plusieurs clients sur votre liste d'attente qui seraient ravis d'utiliser cette table. 

Ce qui est certain, c'est que les annulations tardives et les no-shows sont un véritable fléau dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration. L'utilisation des acomptes dans les restaurants est déjà une solution solide pour lutter contre les no-shows et les annulations tardives.

“Le phénomène du "no-show" est un vieux problème. Nous sommes confrontés à ce phénomène depuis des années et avons appris à nous en accommoder. Mais depuis environ deux ans, le phénomène devient un peu incontrôlable pour nous lorsque des clients qui réservent en ligne ne se présentent pas. Surtout dans le week-end. En semaine, lorsque nous ne sommes pas complets, ce n'est pas si grave. Mais les vendredis et samedis soirs sont nos nuits de pointe. Si nous devons refuser 20 personnes pour une table dont les clients ne viennent pas, c'est un gros problème pour moi.”

Szelim Man, Cuichine

C'est un sujet brûlant dans le secteur de la restauration. Les restaurateurs demandent de plus en plus souvent des acomptes. Ils le font pour éviter les no-shows et compenser une partie de la perte.

Les clients, quant à eux, sont réticents à l'idée de cet acompte. Ils mettent en doute cette mesure à voix haute. Pourquoi l'annulation d'une réservation ou le fait de ne pas se présenter est-il si problématique aujourd'hui ? 

Pour le client, il s'agit d'une décision spontanée et de dernière minute, mais pour le restaurateur, il s'agit purement d'une table perdue et donc d'un manque à gagner. 

Les restaurateurs sont réticents parce qu'ils craignent que leurs clients abandonnent s'ils doivent payer une avance. Le principe selon lequel le vendeur demande une "garantie", pour ainsi dire, est déjà bien établi dans d'autres secteurs.

Nous aimerions vous donner quelques conseils pour que vous puissiez vous-même travailler avec les acomptes et les garanties de carte de crédit dans votre restaurant.

Pour la plupart des restaurateurs, l'avance doit également couvrir la perte. 

Lorsque quelqu'un annule une réservation à la dernière minute, vous perdez les revenus de toute la table. C'est sur cette base que vous déterminez votre avance. Elle peut varier de 25 € à plus de 100 € par couvert.

Dans le système de réservation Resengo, vous pouvez régler les paramètres des paiements anticipés à votre convenance. 

Vous pouvez par exemple choisir de faire payer à vos clients un certain montant dès la réservation.
Le montant payé à l'avance sera bien entendu déduit de la facture du client après le repas.

La garantie par carte de crédit fonctionne plus ou moins de la même manière. Avec cette méthode, vous réservez en fait une certaine somme d'argent sur la carte de crédit du client. 

Avec une garantie par carte de crédit, l'argent ne change pas de mains et la plupart des hôtes trouvent cette façon de travailler agréable. Lorsque le client se présente ou annule à temps, le montant garanti est à nouveau débloqué.

Si le client annule tardivement ou ne se présente pas, ce montant est encore débité. Il sert alors à compenser la perte que vous subissez en tant que restaurateur.

Une garantie de carte de crédit est un moyen fiable et couramment utilisé pour réserver temporairement de l'argent, comme c'est le cas pour une réservation de carburant ou d'hôtel. 

Vous pouvez définir les deux méthodes d'avance par le biais de votre Admin Resengo.

Lorsque vous luttez contre les tables vides en tant que restaurateur, vous avez tout intérêt à définir les conditions d'annulation de votre restaurant afin d'éviter toute discussion par la suite.

• Combien de temps à l'avance un client peut-il annuler sans frais ?
• Quel est le montant de l'acompte ?
• À quel moment, en tant que restaurateur, rencontrez-vous des difficultés en cas d'annulation ?

Mentionnez ces détails sur votre site web et lors de la réservation. De cette manière, vous disposez toujours d'un document accessible au public dans lequel vos conditions sont écrites.

En utilisant les conditions d'annulation de Resengo, vous pouvez être sûr que les conditions sont correctement affichées sur votre site web.

"Nos conditions d'annulation sont assez souples. Les clients peuvent annuler jusqu'à 17 heures le vendredi et le samedi soir. Cela permet de tenir compte des situations qui peuvent changer à la dernière minute. Je suis également convaincu que si vous annulez une table de 6 personnes avant 5 heures du matin, je pourrai quand même la remplir.”

Szelim Man, Cuichine

Outre la demande d'un acompte ou d'une garantie, il existe d'autres moyens de décourager ou de contrecarrer les no-shows et les annulations.

Par exemple, dans votre administration Resengo, vous pouvez également utiliser une confirmation de réservation par SMS ou par e-mail. Cette méthode exige que vos invités confirment activement avant leur arrivée qu'ils seront présents au rendez-vous. 

Une confirmation de réservation permet à vos invités de savoir que vous les attendez. Elle leur donne la possibilité de confirmer ou d'annuler à temps. 

Le client ne confirme pas ? La réservation est alors automatiquement annulée et vous pouvez donner la table à quelqu'un d'autre.

Même si vous demandez un acompte, il y aura toujours des gens qui ne viendront pas. En percevant un acompte, vous éviterez au moins les problèmes financiers.

Bien entendu, vous pouvez toujours promouvoir la table vide en tant que table de dernière minute par le biais de différents canaux. La dernière minute est souvent le meilleur moyen de remplir une table isolée avec des clients satisfaits.