Product Updates

Voldoe eenvoudig aan de registratieplicht

Resengo biedt 3 manieren voor een snelle en correcte gastenregistratie, inclusief een gratis nieuwe module

Recent werd de registratieplicht ingevoerd voor de horecasector. In heel het land moet er minstens één gast per gezelschap zich registreren. In Antwerpen geldt dit voor alle gasten én moeten adresgegevens gevraagd worden.

Ondernemers kwamen voor de uitdaging te staan om snel een degelijk registratiesysteem in te voeren. Er zijn dan ook allemaal lovenswaardige initiatieven gekomen. Echter zijn de meeste niet in orde met de wetgeving en de GDPR én omslachtig voor de gasten. Daarom zijn we bij Resengo meteen in actie gekomen om een eenvoudig, degelijk en transparant registratiesysteem op te zetten. Dit is nu gratis beschikbaar voor al onze klanten.

3 manieren om met Resengo snel en correct gasten te registreren

1. Laat gasten zelf in- en uitchecken
Uniek bij Resengo is dat we verschillende manieren hebben ontwikkeld om de gegevens van je gasten aan tafel te registreren door hen zelf te laten in- en uitchecken. Resengo-klanten kiezen zelf de manier die voor hen het handigste werkt. Of bieden een combinatie aan.

  1. Via de geautomatiseerde e-mailcommunicatie vooraf
    Resengo biedt de mogelijkheid om bevestigings- en herinneringsmail van een reservatie uit te sturen. Hierin kan je (optioneel) een link toevoegen naar een registratieformulier. Zo kunnen je gasten op voorhand al hun gegevens registreren. Je kan er als horecaondernemer zelf voor kiezen om deze optie te activeren of opteren om de gegevens bij aankomst in het restaurant laten registreren, wanneer het effectieve gezelschap bekend is.
  2. Via QR-codes en eenvoudige URL’s 
    Je hebt verschillende mogelijkheden om vanuit je Resengo QR-codes te genereren om het registratieproces te laten starten voor je gasten: je kan werken met één QR-code voor je zaak, een QR-code per zone, een QR-code per tafel en zelfs een QR-code per reservering. Bij elke QR-code wordt steeds ook een korte, makkelijk intypbare URL voorzien voor gasten bij wie het scannen van de QR-code niet lukt.

    Hoe werkt de registratie zelf?
    Wanneer je gasten de URL-code scannen, krijgen ze een registratieformulier te zien waarin ze heel eenvoudig hun gegevens kunnen invullen. Daarvoor hoeven ze enkel hun smartphonecamera of QR-code scanner te openen. Lukt het niet? Dan staat er nog een url bij vermeld waarmee ze ook naar het registratieformulier kunnen surfen.

    Iedereen van het gezelschap kan voor zichzelf scannen, ofwel kan één iemand van het gezelschap dit voor alle gasten aan tafel invullen. Eenieders privacy is daarbij gegarandeerd aangezien noch jij, jouw medewerkers of zelfs de andere gasten aan tafel toegang hebben tot de gegevens van de andere gasten. Deze worden na de voorziene periode automatisch gewist en enkel gebruikt in het geval van contact tracing. Ze worden dan ook volledig los van je klantenbestand bewaard. In geval jij ze als zaak moet doorgeven aan de contacttracers dan zorgen we bij Resengo dat de juiste lijst rechtstreeks wordt doorgegeven.

    Wanneer de registratie is voltooid, verschijnt er een duidelijke melding op het scherm die je gasten aan je medewerkers kunnen tonen. Wanneer ze vertrekken, checken ze zelf terug uit om hun tafel vrij te geven. Dit kan natuurlijk ook manueel in je Resengo.

    Problems are opportunities: personaliseer je service nog meer met de tafelkaart

    Met de gastenregistratie hebben we ineens ook een nieuwe feature geïntroduceerd in Resengo: de tafelkaart. Hiermee kan je per reservering een persoonlijke verwelkoming afdrukken. Zo vindt je gast ipv het onpersoonlijke “gereserveerd”-bordje ineens een heel persoonlijk welkom op zijn tafel. Op deze tafelkaart staat niet alleen de QR-code en URL naar de gastenregistratie specifiek voor hun reservering maar zo veel meer: een persoonlijke verwelkoming, een samenvatting van de regels, de QR-code en link naar je digitale menu in Resengo, QR-codes en links naar je social media zodat gasten nog meer reclame voor jou gaan maken, … Wij voorzien een volledige template inclusief een vleugje humor maar je kan uiteraard alles volledig verder personaliseren en uitbreiden zoals je zelf wilt. Zet bv je Wifi-codes er bij, het is de ideale plek voor de dagsuggesties, een leuk weetje over je zaak, enz.


2. Werk zoveel mogelijk op reservatie

Met het oog op een vlotte registratie adviseren we uiteraard om zoveel mogelijk op reservatie te werken. Gasten die via Resengo in jouw zaak reserveren laten reeds hun gegevens achter tijdens het reserveringsproces. Handig, want zo heb je hun gegevens al in je systeem staan en voldoe je automatisch aan de registratieplicht zonder extra werk. Tenzij je uiteraard verplicht bent om alle gastengegevens te vragen maar dan is er de gastenregistratie.

3. Voeg je passanten manueel toe
Bij Resengo voeg je walk-ins makkelijk toe aan het tijdsslot waar je op dat moment in zit. De reservatie wordt namelijk direct door het systeem herkend als passant/gast die niet gereserveerd heeft en meteen op “Aan tafel” gezet. Je krijgt dan een verkort personenformulier te zien waarin je de nodige persoonsgegevens kunt registreren. Alle contactgegevens van zowel reservaties als passanten worden samen bijgehouden in Resengo.

 

Sinds het begin van de crisis heeft Resengo niet stilgestaan en hebben we talloze initiatieven genomen om onze klanten en de horecasector in zijn geheel te helpen. Zo stonden we aan de wieg van Horeca Comeback, bieden we onze klanten de mogelijkheid om een afhaal en/of delivery module te installeren en hebben we o.a. een corona-checklist en de mogelijkheid om een digitale menukaart aan te maken geïntegreerd in ons systeem.

Ben je nog geen Resengo klant en wil je ook genieten van onze expertise en tools om makkelijker met de corona crisis om te gaan? Laat het ons weten en we nemen vrijblijvend contact met je op.

THOMAS SCHÖNGUT
Editor
Resengo